Việc áp dụng phần mềm CRM vào quản lý khách hàng là một xu hướng phát triển hiện nay. Nhưng không phải doanh nghiệp nào sử dụng cũng hiệu quả. Bởi vì, phần mềm không thể đáp ứng hết nhu cầu người dùng. Vì thế, cần rất nhiều yếu tố bổ trợ từ phía doanh nghiệp mới có thể vận hành tốt phần mềm này. Trong bài viết này INKA xin được phân tích 6 sai lầm phổ biến khi xây dựng hệ thống CRM.
Không suy nghĩ về người dùng cuối khi lựa chọn một giải pháp CRM.
“Để thành công khi sử dụng CRM, các doanh nghiệp nên tìm cách liên kết CRM với những người sử dụng từ trước. Hãy giải thích cho những người sử dụng hệ thống CRM sẽ đem đến lợi ích gì cho cá nhân họ và cho toàn bộ công ty. “Các cuộc họp liên quan đến việc triển khai CRM nên tập trung vào CRM như một công cụ để giúp doanh nghiệp bạn đạt được những mục tiêu quan trọng như:giảm chi phí, nâng cao doanh thu, tiết kiệm thời gian & tự động hóa các quy trình.
Xem thêm: Hướng Dẫn Lựa Chọn Phần Mềm CRM Và ERP Phù Hợp Theo Từng Doanh Nghiệp
Nghiên cứu sai nhu cầu sử dụng hệ thống CRM
Không phải bởi vì bạn thấy nhiều doanh nghiệp khác đều sử dụng phần mềm CRM nên bạn cũng phải dùng. Việc sử dụng một giải pháp CRM mà không nghiên cứu & tìm hiểu trước có thể dẫn đến các vấn đề khác nhau. Điển hình là một hệ thống CRM không đáp ứng theo nhu cầu của doanh nghiệp bạn & những khó khăn để đạt được hiệu quả cao nhất cho hệ thống.
Bạn nên hiểu rõ nhu cầu quản lý quan hệ khách hàng của doanh nghiệp mình là gì. Xác định các tính năng mà bạn và nhân viên của bạn cần nhất trong một giải pháp CRM. Tìm hiểu và so sánh các tính năng mà các phần mềm quản lý khách hàng khác nhau cung cấp. Xem xét làm thế nào để chúng có ảnh hưởng tích cực đến hoạt động phát triển kinh doanh của bạn. Xác định được những yếu tố này, bạn sẽ dễ dàng lựa chọn một giải pháp CRM thích hợp
Lựa chọn một giải pháp CRM không thể mở rộng quy mô.
“Nhiều doanh nghiệp chỉ chọn giải pháp CRM đáp ứng ở thời điểm hiện tại, có nghĩa là nó chỉ giải quyết các khó khăn mà doanh nghiệp đang mắc phải” Steve Litwin, Chủ tịch Litcom giải thích. “Giải pháp CRM đó có thể phù hợp với một doanh nghiệp trong những năm đầu tiên, nhưng điều gì sẽ xảy ra khi doanh nghiệp mở rộng, khi bạn có nhiều khách hàng & nhiều đơn đặt hàng hơn? Các doanh nghiệp cần phải kiểm soát thông tin của họ một cách cẩn thận khi lựa chọn giải pháp CRM. Hãy có một tầm nhìn và chiến lược xa hơn đến tương lai”
Xem thêm: Ưu – Nhược Điểm Của Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp Miễn Phí
Lựa chọn sai nhà cung cấp
Nhiều doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm CRM chỉ quan tâm chi phí mà không kiểm tra đến chất lượng nhà cung cấp. Nếu vội vàng cài đặt một phần mềm mà không trao đổi kỹ với nhà cung cấp thì rất có thể ứng dụng sẽ không đáp ứng đủ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nhiều nhà cung cấp chỉ chú tâm vào bán được phần mềm mà bỏ qua chăm sóc sau bán. Khi lâm vào tình cảnh “đem con bỏ chợ” như vậy, doanh nghiệp biết tìm ai để hỗ trợ ?
Hiện nay, có quá nhiều nhà cung cấp với chất lượng và kinh nghiệm khác nhau. Bạn phải có tìm hiểu trước về bên cung cấp & đảm bảo bên cung cấp sẽ có đơn vị hỗ trợ cụ thể, cũng như cách sử dụng.
Xem thêm: Phần Mềm Mobile CRM – Xu Hướng Công Nghệ Số Cho Doanh Nghiệp
Không thực hiện quá trình làm sạch dữ liệu
Dữ liệu khách hàng không ngừng tăng lên theo từng ngày. Tuy nhiên không phải dữ liệu thông tin nào cũng là hữu ích. Vì thế, sẽ có rất nhiều dữ liệu trùng lặp, sai hoặc không cần thiết. Từ những thông tin thu được, phần mềm CRM sẽ kết xuất ra các báo cáo. Nếu bạn không lọc và loại bỏ những thông tin rác, báo cáo thu được có thể không đầy đủ và chính xác do thông tin sai hoặc thiếu. Bạn nên lọc dữ liệu định kỳ , xóa bỏ những dữ liệu rác để phần mềm có thể vận hành một cách tốt nhất.
Không coi Mạng xã hội là một công cụ của CRM
Việc sở hữu một hệ thống CRM tích hợp với mạng xã hội để tương tác với khách hàng là điều kiện cần cho sự phát triển doanh nghiệp. “Các doanh nghiệp cần phải lắng nghe một cách thông minh khách hàng của họ & tích cực tương tác với họ trên Twitter, Facebook & các mạng xã hội khác” giám đốc điều hành của Clarabridge – Sid Banerjee ông nói. Lợi ích mà mạng xã hội mang lại rất to lớn: “Những thông tin, tương tác trên Mạng xã hội có thể tạo ra những hiểu biết về từng khách hàng & duy trì các mối quan hệ với khách hàng của bạn. Những mối quan hệ này, có thể giúp bạn trong việc phát triển các mối quan hệ lâu dài, và cuối cùng sẽ mang lại lợi nhuận lớn cho doanh nghiệp”
Bạn cần phải thường xuyên lọc dữ liệu, xóa bỏ những thông tin rác định kỳ để phần mềm có thể vận hành một cách tốt nhất. Không phải mọi quản lý đều có hiểu biết toàn diện phần mềm để có thể tự mình vận hành. Tốt nhất bạn hãy tìm đến một đơn vị cung cấp uy tín để được tư vấn và hỗ trợ sử dụng.
Xem thêm: 7 Tuyệt Chiêu Làm Tăng Sự Hài Lòng Của Khách Hàng
Tóm lại, việc sử hệ thống CRM cho doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Nhưng cũng nên tìm hiểu và tránh những sai lầm khi xây dựng hệ thống CRM. Chúc các bạn thành công