Sử dụng phần mềm quản lý nhân viên đang là phương án được nhiều nhà quản lý ưa chuộng, Vì tính hiệu quả của nó đem lại, giúp doanh nghiệp có định hướng rõ ràng. Nhưng để lựa chọn phần mềm nào phù hợp để sử dụng vẫn là đều mà các quản lý đau đầu. Dưới đây là 5 bước gợi ý của INKA dành cho các doanh nghiệp trước chọn phần mềm quản lý nhân sự phù hợp:
Xác định rõ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp
Trước khi tìm kiếm một phần mềm nhân sự phù hợp với doanh nghiệp, nhiệm vụ của cấp quản lý là xác định những vấn đề đang tồn đọng, cần giải quyết & lên danh sách.
Các nhân viên nhân sự & ban quản lý công ty sẽ tiến hành thực hiện một khảo sát ngắn. Mục đích giúp quản lý liệt kê danh sách thứ tự ưu tiên những nhu cầu hiện tại. Ngoài ra, ban giám đốc còn tiến hành họp để đưa ra ngân sách & chức năng dự kiến, kiểm tra khả năng tương thích với phần mềm hiện tại. Điều này giúp phòng nhân sự có thể loại bỏ những sản phẩm, dịch vụ không đáp ứng các tiêu chí khi bắt đầu tìm kiếm phần mềm.
Đây chính là giai đoạn để công ty loại bỏ những phần mềm không đáp ứng được yêu cầu về chức năng & khả năng tương thích.
Xem thêm: Những Sai Lầm Kinh Điển Khi Xây Dựng Hệ Thống CRM
Hãy nghiên cứu các phần mềm trên thị trường
Các nhân viên phòng nhân sự có thực hiện bước này bằng cách tham gia các diễn đàn, group nhân sự để xem những sản phẩm quảng cáo nào có thể đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp mình. Đồng thời, doanh nghiệp bạn cũng tham khảo từ đồng nghiệp về ưu và nhược điểm của phần mềm mà họ đang sử dụng.
Sau đó, hãy tìm kiếm thêm những lựa chọn khác trên Internet. Khi đã soạn được một danh sách các phần mềm tiềm năng, tiếp tục liên hệ trao đổi với tất cả nhà cung cấp về yêu cầu quản lý của công ty, demo chức năng phần mềm.
Xem thêm: 5 App Quản Lý Nhân Sự Làm Việc Hiệu Quả
Tiến hành demo phần mềm
Trong quá trình nhà cung cấp bản demo phần mềm, doanh nghiệp ưu tiên kiểm tra 6 tiêu chí sau: khả năng tích hợp với các phần mềm hiện tại, nhập liệu đơn giản, dễ sử dụng, tính năng linh hoạt, hệ thống báo cáo đa dạng, có hiệu suất cao.
Khi tham gia các buổi demo sản phẩm, phòng nhân sự sẽ tạo ra được một danh sách kiểm tra so sánh ưu, nhược điểm của từng phần mềm. Tiêu chí đánh giá của danh sách này nào bao gồm: giao diện người dùng, giá cả, tính năng ưu việt, khả năng tùy chỉnh & nâng cấp, thời gian triển khai dự kiến, chất lượng dịch vụ hỗ trợ.
Xem thêm: Ưu – Nhược Điểm Của Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp Miễn Phí
Đặt câu hỏi
Câu hỏi sẽ là công cụ để xác minh thông tin nhà cung cấp đưa ra, đồng thời là cơ sở để doanh nghiệp lên danh sách các bước cần chuẩn bị & những lưu ý cần thiết.
Một số câu hỏi mà công ty thường đưa ra trong buổi demo phần mềm gồm:
- Phần mềm này có cần cải tiến trong tương lai không ?
- Trong quá trình triển khai có những khó khăn nào?
- Có phát sinh chi phí nào trong quá trình sử dụng phần mềm không?
- Nhà cung cấp tiến hành đào tạo trực tiếp hay chỉ hỗ trợ trực tuyến?
Ra quyết định
Sau khi tiến hành các bước trên, quá trình ra quyết định của ban giám đốc công ty diễn ra dễ dàng & nhanh chóng.
Xem thêm: Phần Mềm Mobile CRM – Xu Hướng Công Nghệ Số Cho Doanh Nghiệp
Hy vọng bài biết trên sẽ hỗ trợ phần nào doanh nghiệp bạn trong quá trình lựa chọn một phần mềm quản lý nhân sự trong tương lai!