Trong cuộc sống ngày nay, chúng ta luôn bị ngập chìm trong một núi công việc & loay hoay chưa tìm được cách quản lý công việc sao cho hiệu quả. Nếu như không biết cách sắp xếp công việc sao cho hợp lý, chúng ta sẽ khó có thể hoàn thành công việc của mình cũng như là dành thời gian nghỉ ngơi bên gia đình. Bài viết dưới đây của INKA sẽ mang đến cho bạn những kỹ năng quản lý công việc hàng ngày cần thiết để có thể hoàn thành mọi dự án tốt nhất.
Phân loại công việc
Kỹ năng tiết kiệm thời gian tăng hiệu suất làm việc là chúng ta phải phân loại công việc. Có 4 cấp độ công việc theo nguyên tắc như :
- Công việc quan trọng & khẩn cấp
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp
- Không quan trọng & không khẩn cấp
Xem thêm: Những Trở Ngại Khi Làm Việc Tại Nhà Và Giải Pháp Khắc Phục
Xác định mục tiêu chi tiết cho công việc mỗi ngày
Mục tiêu chính là yếu tố dẫn đường đi đến đích một cách hiệu quả. Nếu bạn không xác định rõ mục tiêu cho mỗi công việc cũng như cả dự án. thì việc làm hàng ngày cũng giống như mò mẫm trong đêm không biết đường đi cụ thể. Thêm vào đó, khi xác định rõ mục tiêu cũng giống như động lực giúp con người làm việc hăng say hơn có chủ đích hơn. Vì vậy,việc xác định mục tiêu cụ thể cho công việc hàng ngày là điều cần để có những ngày làm việc hiệu quả. Mục tiêu công việc cũng cần được đo lường theo nguyên tắc, điển hình là nguyên tắc SMART nhé
Lập kế hoạch cụ thể cho từng công việc
Trước khi vào làm bất kì một công việc nào đó thì chúng ta cũng cần dành chút thời gian để nghiên cứu về công việc cần làm. Xem xét những cách làm thuận tiện nhất, đơn giản nhất & tốn ít sức lực nhất nhưng hiệu quả. Bên cạnh đó, cách sắp xếp thứ tự công việc trong một ngày cũng là điều cần thiết. Nhằm để nhân viên có thể định hình được thứ tự công việc mình sẽ làm.
Thói quen lập kế hoạch công việc mỗi ngày sẽ giúp cho chúng ta tiết kiệm thời gian hơn, tránh bỏ sót những công việc quan trọng & làm việc có hiệu quả hơn, nhận thấy công việc nào đáng được ưu tiên.
Đặt deadline, thời gian hoàn thành cho mỗi công việc
Mỗi ngày chỉ có 24 tiếng & chúng ta cần phải hoàn thành công việc hàng ngày chỉ trong khoảng thời gian đó. Điều đó đặt ra một yêu cầu lớn cho bạn là cần xác định thời gian cụ thể cho việc hoàn thành mọi công việc để tạo động lực, thúc đẩy bản thân không lề mề, không trì hoãn công việc. Khi bạn xác định khoảng thời gian hoàn thành công việc còn giúp bạn không làm việc lan man, tập trung đúng mức để hoàn thành công việc hàng ngày.
Xem thêm: 10 Công Cụ Quản Lý Công Việc Từ Xa Miễn Phí
Có chế độ nhắc nhở công việc
Khi khối lượng công việc đủ lớn, bạn sẽ tiêu tốn một khoảng thời gian để xác định việc làm hôm nay cần thực hiện. Sự giúp đỡ của công nghệ, những thiết bị nhắc nhở công việc là công cụ hiệu quả dùng để quản lý công việc hàng ngày. Đừng giao hết nhiệm vụ cho trí nhớ mà hãy để cho công cụ, thiết bị nhắc nhở giúp bạn làm điều đó. Công việc sẽ được hoàn thành chất lượng hơn, đầy đủ hơn khi bạn biết cách sử dụng những công cụ hỗ trợ hợp lý.
Phần mềm quản trị công việc INKA của chúng tôi mang đến cho bạn giải pháp có thể quản lý công việc một cách tốt nhất. Với việc sử dụng phần mềm quản trị công việc của INKA sẽ giúp bạn dễ dàng giao việc, tự lập lịch làm việc ngay trên mobile app hoặc web-base.
Xem thêm: So Sánh Phần Mềm Quản Lý Công Việc Asana, Trello, Wrike Và INKA CRM
Bên cạnh đó, không chỉ là công việc bạn còn quản trị được các yếu tố khác như khách hàng, dự án, báo giá, hợp đồng. Và điều cuối cùng, hệ thống giúp bạn không thể lỡ bất kì deadline nào bằng tính năng đặt lịch hẹn nhắc nhở. Mọi vấn đề sẽ trở nên dễ dàng hơn khi sử dụng phần mềm quản lý công việc.Bài viết này giúp bạn xây dựng kỹ năng quản lý công việc cho bản thân tốt hơn.