Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP) hay phần mềm ERP, giải pháp ERP… có lẽ là những khái niệm không còn xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam trong thời đại công nghệ số. Mặc dù, doanh nghiệp triển khai sử dụng thành công phần mềm quản trị này. Nhưng đó là chưa đủ, để khai thác hết lợi ích mà phần mềm mang lại thì biết cách sử dụng tối ưu chúng. Vậy hãy cùng INKA khám phá về phần mềm ERP cho quản trị doanh nghiệp nhé.
Phần mềm ERP là gì ?
Phần mềm ERP hay Giải pháp ERP là phần mềm lập kế hoạch cho nguồn lực doanh nghiệp( viết tắt là ERP). Một mô hình ứng dụng CNTT vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập thông tin, dữ liệu, lưu trữ, phân tích diễn giải. Được tích hợp bao gồm nhiều công cụ: chi phí sản xuất, kế hoạch sản phẩm hay dịch vụ giao hàng, tiếp thị & bán hàng, quản lý kho quỹ, kế toán phù hợp với tập đoàn, công ty lớn.
Để hiểu rõ “Phần mềm ERP là gì”, trước hết chúng ta cần biết ERP là viết tắt của từ gì? Nắm rõ các khái niệm bao hàm của nó? Cụ thể, phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP có tên đầy đủ là Enterprise Resource Planning, cụ thể:
- Enterprise: thể hiện cho doanh nghiệp. Dùng hệ thống phần mềm để sử dụng tài nguyên, dữ liệu theo quy trình các hoạt động tốt nhất.
- Resource: là tài nguyên, những tài sản liên quan đến công ty có sẵn. Những giá trị được tạo ra mỗi ngày…Nhân viên & nhà quản lý cũng có thể coi là một dạng tài nguyên.
- Planning: là hoạch định. Nhân viên các phòng ban trao đổi tương tác & giải quyết công việc diễn ra thường xuyên hàng ngày. Quá trình này dù diễn ra đơn giản hay phức tạp cũng tác động đến toàn bộ cơ sở tài nguyên của công ty.
Xem thêm: 5 Bước Để Chọn Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Cho Doanh Nghiệp
Vậy liệu doanh nghiệp có thật sự cần ERP cho của mình ?
Việc từ khóa “Phần mềm erp là gì” đã có 3600 lượt tìm kiếm/ 1 tháng đã thể hiện độ phổ biến của nó. Vì thể, các doanh nghiệp đã giành nhiều sự quan tâm đến ERP vào thời gian gần đây. Doanh nghiệp lớn & tập đoàn có thể hưởng lợi rất nhiều từ Enterprise Resource Planning – chương trình phần mềm quản lý (ERP).
Ứng dụng này tạo ra quy trình làm việc tự động giữa các phòng ban. Điều này làm cho cho các quy trình làm việc được diễn ra tự động, liền mạch. Tạo điều kiện nâng cao năng hiệu suất lao động cho doanh nghiệp.
Lợi ích khi sử dụng ứng dụng ERP cho doanh nghiệp
ERP có khả năng tích hợp các quy trình hoạt động bán hàng, sản xuất, kế toán…với nhau. Sử dụng phần mềm ERP có thể rút ngắn đáng kể quy trình, tăng năng suất & tiêu chuẩn hóa các hoạt động. Sử dụng phần mềm ERP để lưu trữ & đối chiếu dữ liệu theo hệ thống sẽ làm tăng doanh thu & giảm sự chậm trễ, tăng lợi nhuận.
Ngoài ra, Doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm CRM của công ty INKA giúp quản lý danh sách khách hàng toàn diện. Tích hợp SMS Marketing, Email Marketing, tổng đài IP cùng nhiều module mở rộng khác giúp công việc bạn trở nên dễ dàng trong quá trình tương tác với khách hàng một cách chuyên nghiệp.
Xem thêm: Phần Mềm Mobile CRM – Xu Hướng Công Nghệ Số Cho Doanh Nghiệp
Khái niệm dự án ERP là gì & quy trình triển khai 1 dự án ERP
Dự án ERP được hiểu là xây dựng triển khai phần mềm hệ thống quản trị cho doanh nghiệp phục vụ toàn bộ hoạt động của công ty. Tùy theo phạm vi hoạt động của doanh nghiệp mà dự án ERP sẽ áp dụng cho toàn bộ hoặc 1 phần các phần hành của đơn vị kinh doanh đó.
Trong thực tế thì quy trình triển khai dự án ERP khá phức tạp & tốn kém. Vì vậy, đòi hỏi nhà quản lý phải có sự cân nhắc thận trọng & nguồn lực đủ mạnh thì mới có thể vận hành hệ thống quản trị nguồn lực vào toàn bộ doanh nghiệp.
Xem thêm: Hướng Dẫn Lựa Chọn Phần Mềm CRM Và ERP Phù Hợp Theo Từng Doanh Nghiệp
Quy trình cho một dự án ERP bao gồm 5 bước cơ bản:
- Chuẩn bị cho dự án ERP: Công đoạn chuẩn bị cho bất kỳ dự án nào cũng vô cùng quan trọng & ERP cũng không phải là ngoại lệ. Ở giai đoạn này, chủ doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu & kết quả cần đạt được.
- Xây dựng kế hoạch dự án ERP: Sau khi doanh nghiệp lựa chọn được đơn vị uy tín cung cấp giải pháp ERP. Tiếp đến,nhà quản lý cần đưa ra trao đổi & đánh giá về nguồn lực, nhu cầu, tài nguyên. Đặc biệt là quy trình chi tiết hiện tại của doanh nghiệp để đơn vị cung cấp xác định.
- Thử nghiệm & đánh giá phần mềm ERP: Tại bước này, đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành tùy chỉnh hệ thống ERP phù hợp theo mô hình quản trị của doanh nghiệp.
- Đánh giá bản dự án ERP: Các doanh nghiệp sẽ tiến hành thử nghiệm ở quy mô nhỏ mô hình ERP mà đơn vị cung cấp đưa ra để có ý kiến chỉnh sửa. Nhân viên cũng sẽ có những buổi được đào tạo, huấn luyện về cách sử dụng phần mềm ERP để dần làm quen với hệ thống mới.
- Vận hành hệ thống ERP: Sau khi đã thông qua về giải pháp phần mềm ERP của đơn vị nhà cung cấp thì doanh nghiệp sẽ tiến hành triển khai rộng rãi giải pháp này trên quy mô toàn bộ.
Hy vọng bài viết trên giúp các bạn sẽ hiểu hơn về giải pháp ERP. Doanh nghiệp nào nên sử dụng ERP & ứng dụng ERP nào trong công ty để có khả năng thành công cao. Lợi ích khi áp dụng thành công phần mềm ERP vào vận hành doanh nghiệp.